No condomínio, o síndico é a principal figura administrativa e é o responsável pelas ações e possíveis falhas de gestão. Porém, para um fluxo de trabalho perfeito, a ajuda é necessária e geralmente vem de uma administradora de condomínios.
É uma empresa terceirizada que realiza tarefas administrativas como: gerenciamento e pagamento de contas, cobrança de valores condominiais, preparação e envio de editais, envio de balanços aos moradores e prefeituras, gestão de funcionários e elaboração de previsões orçamentárias.
Geralmente, a administradora é responsável pela gestão dos assuntos burocráticos, enquanto o síndico cuida do dia a dia e do contato mais direto com os residentes. A administradora do condomínio lida com questões fiscais e de pessoal, faturamento etc.
Mas quem está contratando a administradora? E mais: como faço para escolher uma administradora de condomínio? Nos termos da regulamentação aplicável, compete à assembleia geral ordinária designar o síndico.
O síndico, por sua vez, pode transferir – total ou parcialmente – funções administrativas, desde que aprovado pelo conselho e salvo disposição em contrário do contrato de condomínio, o que significa que ele pode contratar a administradora mediante delegação de algumas de suas funções administrativas.
Na prática, o responsável costuma fazer orçamentos com três ou mais administradores condominiais, julgando os valores, serviços e qualidade do atendimento, decidindo a melhor relação custo-benefício.
Uma vez eleito a empresa, o síndico comunica as informações aos condôminos, que podem ou não ratificar a escolha. A escolha depende de vários fatores. Uma dica para um síndico em busca de uma opção no mercado é pesquisar e analisar com calma o máximo de detalhes possíveis. Confira algumas dicas para escolher uma boa administradora:
- pergunte sobre todos os serviços prestados;
- não se limite a considerar o preço e fique atento que as taxas estão bem abaixo do valor de mercado;
- pesquisar na Internet instruções, recomendações e referências de gerentes;
- peça referências de comerciais;
- solicite contrato social, certidões empresariais em dia (CNPJ, CND da Receita e do cartório de protestos) e informações sobre quem é o representante legal;
- Verifique qual sistema é utilizado para contratação de serviços, por exemplo, se a administradora aceita recomendações de prestadores de serviço ou utiliza apenas os serviços de profissionais pré-determinados
Depois de examinar todas essas considerações, você deve ler cuidadosamente seu contrato de serviço, incluindo questões relacionadas à rescisão e sanções. À semelhança de outros contratos, o contrato de gestão de condomínio também abrange a prestação de serviços.
Como tal, deve ser assinado pelo representante legal do condomínio: o síndico. Na qualidade de responsável pela contratação, este deve proceder ao escrutínio do contrato, certificando-se de que existe cláusula que estipule especificamente que, em caso de multas ou outras despesas decorrentes de erros decorrentes da atividade pela qual é responsável, ele é responsável por uma perda.
Também é importante que o destinatário analise se a taxa é fixa ou relacionada a uma despesa ou receita.
Além disso, quando o contrato com o administrador é rescindido, a tomada de decisão, notificação e responsabilidade recai sobre o síndico também.
Não cabe ao administrador discutir os assuntos internos do condomínio, por exemplo, se a assembleia geral autorizou o administrador a rescindir o contrato ou não.
O administrador deve, no entanto, informar a assembleia de sua decisão e providenciar outra empresa, se for o caso.
Como gerente, sempre faça o possível para evitar problemas administrativos, trabalhistas e financeiros no condomínio. Portanto, a melhor opção é contratar uma administradora em quem você possa confiar e que sempre preze a excelência.
A Lumarj Administração de Condomínios está no mercado há mais de 20 anos e é referência em gestão, prestando o melhor atendimento ao síndico. Entre em contato e conheça nossos serviços!