As reuniões de condomínio ou assembleias gerais são fundamentais para determinar as regras do condomínio e o orçamento anual, para planejar o trabalho, selecionar um representante e afirmar os direitos e responsabilidades de cada residente. Resumindo: quem quiser saber como será investido seu dinheiro e decidir junto com os moradores os pontos importantes de seu apartamento, deve comparecer a essas reuniões.
Aqueles que normalmente não participam correm o risco de descobrir da noite para o dia que uma mudança ou serviço com o qual eles não concordam foi aprovado, e então pode ser muito tarde para mudar essa decisão.
Ao se deparar com argumentos como “Em última análise, quem decide tudo é o síndico”, o morador deve lembrar que, ao contrário do que muitos pensam, o síndico não toma a decisão sozinho e tem os mesmos direitos e obrigações de qualquer outro membro do o condomínio. Ele é apenas responsável por implementar as decisões dos habitantes deste lugar. Essas decisões, inclusive as relativas às eleições e ao mandato, são tomadas em reuniões. Esta posição apenas torna mais estreita a coordenação e monitoramento do que está acontecendo. Mesmo que o seu síndico esteja fazendo um bom trabalho e você esteja satisfeito com as normas e serviços oferecidos no seu condomínio, ir às reuniões é importante.
Uma dúvida comum diz respeito aos inadimplentes. Afinal, eles podem ou não ir às reuniões? Nos termos do Art. 1.335 do Código Civil, ele não pode participar nas reuniões da associação habitacional. Portanto, não vota nem acompanha as assembleias até que as dívidas sejam liquidadas.
Outro argumento frequentemente debatido é que “as reuniões de condomínio são apenas para uma briga que não levará a lugar nenhum”. Para evitar que isso aconteça, use as dicas a seguir. Graças a elas, as reuniões serão mais efetivas e objetivas:
Fazer uma agenda para a reunião:
Escreva todos os tópicos que serão discutidos no momento determinado, em ordem de importância. A pré-definição dos assuntos mais urgentes permite gerir a reunião de forma prática e objetiva, sem grandes atrasos. É importante que os inquilinos tenham acesso à pauta para chegar preparados para a assembleia.
Usar um meio digital para chamar os proprietários das unidades:
Às vezes, a falta de interesse dos proprietários das unidades não é a única razão pela qual as salas de conferência estão vazias. Também ocorrem falhas frequentes na interação e no envio de mensagens. Além do clássico quadro de avisos, você pode contar com o suporte de ferramentas inovadoras para convocar reuniões e aumentar a interação entre o gerente e os residentes. É importante tornar sua reunião (e programa) públicos com pelo menos uma semana de antecedência.
Definir a mesa do mediador:
Os residentes selecionados para participar da mesa do mediador serão os responsáveis pela condução da reunião. Geralmente a mesa é composta por um presidente e um secretário (responsável por fazer anotações sobre as atas e auxiliar na condução quando necessário). Vale lembrar que nem sempre o gerente é o presidente, vai depender da convenção de cada apartamento / administrador. Eles vão cuidar da organização do debate, bem como controlar possíveis conflitos e medir os tempos em que houver muitas interrupções e desvios de assuntos.
Manter o controle do tempo:
Controlar o tempo de fala de cada participante garantirá que a reunião não continue ou fique “fora do caminho”. Quando as questões estão fora da pauta, o papel da mesa de mediação é trazer as questões principais para o primeiro plano e reabrir os tópicos.
Organizar ‘reunião por reunião’:
As questões das reuniões precisam ser consideradas na vida diária do condomínio. Portanto, esse “posicionamento” é fundamental para que o gestor formalize todas as questões levantadas (com decisões e encaminhamentos) no cadastro condominial ou outro documento oficial.
Utilizando essas dicas, as assembleias gerais com certeza se tornarão mais dinâmicas e atrativas para todos os condôminos.